| Aspekte der Kollaboration | Umgebungsparameter | Überblick über die wichtigsten Umgebungsparameter |
Änderungsantrag erstellen
Informationsfluss
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Die Information, die in diesem Prozess generiert wird, wird in einem so genannten Änderungsantrag formuliert. Als Informationsquelle für diese Information kommen jedes Projektmitglied sowie die Anwender in Frage. Der Änderungsantrag wird vom Änderungsmanager auf Vollständigkeit geprüft und in Abhängigkeit des Prüfergebnisses an den Folgeprozess, der den Informationsempfänger repräsentiert, übergeben. Ein Änderungsantrag wird dann als vollständig bezeichnet, wenn die Auswirkungen des Problems vollständig analysiert sind und Lösungsvorschläge erarbeitet wurden. Ist der Änderungsantrag vollständig, so ist der Informationsempfänger der Prozess Änderungsantrag bewerten, ist der Änderungsantrag nicht vollständig, so ist der Informationsempfänger der Prozess Anforderungen erheben. |
Aspekte der Kollaboration
Der Prozess ‚Änderungsantrag erstellen' hat zwei kollaborative Aspekte.
- Zum einen wird der Mitarbeiter aktiv und stellt sein Wissen über beispielsweise geänderte wirtschaftliche oder politische Rahmenbedingungen oder technische Neuerungen dem Projekt zur Verfügung. Da es sich hierbei um eine Information handelt, von der das Projekt nichts wissen kann, ist das Projekt darauf angewiesen, dass die entsprechenden Mitarbeiter auch ohne explizite Aufforderung oder Nachfrage einen Änderungsantrag formulieren. Dieser Prozess kann und sollte durch geeignete Motivationssysteme gefördert werden.
- Zum anderen wird an den Mitarbeiter dabei die Anforderung gestellt, den Antrag so zu formulieren, dass diejenigen, die über den Antrag entscheiden müssen, ihn verstehen (vgl. Kollaborationspunkte). Dies muss bei der Wahl der Fachausdrücke und dem Umfang der Erklärung der Hintergründe des Antrags berücksichtigt werden. Hierbei wird der Antragsteller durch den Änderungsmanager unterstützt.
Umgebungsparameter des Prozesses
Im folgenden wird im Detail auf die Bedeutung der einzelnen Umgebungsparameter für das Gelingen der Kollaboration im Prozess eingegangen.
Klicken Sie auf den Begriff, um zu der Beschreibung zu gelangen:
Partnerherkunft
Kollaborationspunkte
Kollaborationsstruktur
Zeitaspekt der Kooperation
Ziele
Bindungsintensität
Raum-Zeit Aspekt der Kommunikation
Informationsverarbeitungsprozess
Koordinationsinstrumente
Kompetenzen und Befugnisse
Rahmenbedingungen
Informations- und Kommunikationssystem
Organisationskultur
Organisationsstruktur
Kontext der Gruppe
Individueller Kontext
Im Prozess ist nicht davon auszugehen, dass aufgrund der Partnerherkunft Verständnisprobleme entstehen, da Änderungsanträge meist an bereits vorhandenen Anforderungen oder Überlegungen zur Zielerreichung anknüpfen. Resultieren die Änderungsanträge aus Fehlern in der Implementierung beziehungsweise aus Erkenntnissen während des Entwicklungsprozesses, dass Anforderungen nicht so umgesetzt werden können, wie es vorgegeben wurde, so hat der Änderungsantrag eine sachliche Ebene und die Herkunft des Antragstellers ist für den Gesamtprozess im Änderungsmanagement weniger relevant. Versucht ein Kooperationspartner jedoch über Änderungsanträge Änderungen von Zielen durchzusetzen, so ist das Wissen über die Partnerherkunft des Antragstellers und des Änderungsmanagers relevant, da diese unter Umständen Einfluss auf die Bewertung des Änderungsantrags und die Verabschiedung des Änderungsantrags hat.
Im Prozess ist der Parameter Kollaborationspunkte weniger relevant als bei der Anforderungserhebung, da die Erstellung eines Änderungsantrags meist auf Basis bereits vorhandener Anforderungen oder Überlegungen zu Zielerreichungen erfolgt, so dass bereits eine gemeinsame Basis für die Prozessteilnehmer geschaffen wurde.
Der Prozess verfügt über eine bilaterale Kollaborationsstruktur zwischen dem Antragsteller und dem Änderungsmanager. Es ist für das Projekt wichtig, dass Mitarbeiter Wissen beispielsweise über geänderte Rahmenbedingungen an das Projekt aus eigenem Antrieb weitergeben, da das Projekt nicht über diese Informationen verfügen kann. Es kann davon ausgegangen werden, dass, je besser diese Mitarbeiter in die Kollaborationsstruktur des Gesamtprojektes eingebunden sind, sie ihr Wissen in Form von Änderungsanträgen eher formulieren werden. Zum einen sind diese Mitarbeiter besser über das Projekt und Möglichkeiten, die das Projekt auch inoffiziell bietet, informiert. Zum anderen kann durch eine gute Einbindung in eine Kollaborationsstruktur im Vorfeld vorgefühlt werden, wie die Chancen für die Annahme eines Änderungsantrags stehen. Es kann ausgelotet werden, wie die Formulierung zu wählen ist, damit die Chancen auf eine Annahme steigen, oder Allianzen geschmiedet werden um diejenigen, die über den Antrag zu entscheiden haben, in informellen Gesprächen von der Notwendigkeit des Antrags zu überzeugen. Abgelehnte Änderungsanträge bedeuten für den Antragsteller oft eine Ablehnung seiner Arbeit und seiner Überlegungen und sind deshalb demotivierend. Durch Gespräche vor dem Einreichen eines Änderungsantrags kann dies unter Umständen vermieden werden.
Eine häufige oder lange Kooperation bedeutet, dass die Prozessabläufe abgerundet sind und dass die Prozessteilnehmer Routine in der Durchführung der Prozesse erhalten. Die Informationsgewinnung für die Erstellung von Entscheidungsvorlagen wird einfacher, da sich zwischen den Prozessteilnehmern eine Beziehung entwickeln kann. Die Mitglieder der Entscheidungsgremien können besser eingeschätzt werden, so dass sich beispielsweise ein Standard für Entscheidungsvorlagen herausbilden kann. Die Dimensionen des Umgebungsparameters Zeitaspekt der Kooperation haben dementsprechend eine hohe Relevanz für den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Der Umgebungsparameter Ziele ist von geringerer Bedeutung für die Kollaboration im Prozess, da über die Kompatibilität des Änderungsantrags mit den Zielen erst in den Folgeprozessen entschieden wird.
Die Bindungsintensität im Prozess ist abhängig von der Person des Antragstellers und des Änderungsmanagers und deren fachlichen Qualifikationen. Da ein unvollständiger Änderungsantrag eine Iteration des Prozesses Anforderung erheben durchlaufen wird, ist die Ausprägung der Dimensionen der Bindungsintensität für den Prozessverlauf jedoch nicht ausschlaggebend.
>Für den Prozess gilt generell, dass der Raum-Zeit-Aspekt der Kommunikation von der Qualität der zur Verfügung stehenden Informations- und Kommunikationssysteme, zu denen beispielsweise auch ein Entscheidungsunterstützungssystem gehört, und von der Bereitschaft der Prozessteilnehmer, diese Systeme zu nutzen, abhängt. Alle Prozessteilnehmer müssen erreichbar sein und alle Informationen müssen bei Bedarf abgerufen werden können. Je höher die Qualität und die Bereitschaft, desto geringer ist die Relevanz des Parameters auf den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Für die Durchführung des Prozesses sind weder Entscheidungskompetenzen noch Weisungsbefugnisse notwendig. Jedes Organisationsmitglied ist berechtigt, einen Änderungsantrag zu stellen.
Rahmenbedingungen, die den Prozessverlauf unterstützen, müssen einerseits das Verfahren der Erstellung eines Änderungsantrags geregelt sein (vgl. Koordinationsinstrumente), andererseits kann die Existenz eines Motivationssystems die Bereitschaft der Mitarbeiter, Änderungsanträge einzureichen, fördern.
Der Prozess wird nicht nur durch die Einführung eines Verfahrens, sondern auch durch die Abwicklung des Verfahrens über ein entsprechendes Informations- und Kommunikationssystem, unterstützt. Zum einen kann das System die Einreichung des Änderungsantrags selbst unterstützen und die Verfolgung des Status der Anforderungen oder des Änderungsantrags im Verlauf des Projektes sicherstellen. Dadurch kann das System Teil des Motivationssystems sein, da die Mitarbeiter Feedback zu ihrer Arbeit erhalten. Durch die Verfolgung der Anforderungen und Änderungsanträge dient es zum anderen gleichzeitig als Informationsquelle für die Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise mit der Priorisierung von Anforderungen nicht einverstanden ist oder feststellt, dass sich die Rahmenbedingungen für die Priorisierung geändert haben, so kann hieraus ein Änderungsantrag resultieren.
Ob Unterschiede in der Organisationsstruktur sich auf den Kollaborationsverlauf im Prozess auswirken ist auch immer davon abhängig, welchen individuellen Kontext die Kollaborationspartner mitbringen.
Da das Projektteam darauf angewiesen ist, dass der Antragsteller die Änderungsanträge aus eigenem Antrieb erstellt, kann davon ausgegangen werden, dass der Antragsteller dies nur tun wird, wenn es für ihn konfliktfrei möglich ist. Es ist dementsprechend nicht damit zu rechnen, dass der Umgebungsparameter hohen Einfluss auf den Verlauf der Kollaboration im Prozess haben wird.
Bei der Überprüfung der Relevanz des Kontextes der Gruppe für die Kollaborationsprozesse muss in einem ersten Schritt geprüft werden, ob die Kollaborationspartner die Merkmale einer Gruppe erfüllen. Gruppenprozesse setzen beispielsweise voraus, dass die Gruppenmitglieder für die Bearbeitung der Aufgabe und das Ergebnis gemeinsam verantwortlich zeichnen. Dies wird in dem Gruppenmerkmal ‚Ganzheitlichkeit' ausgedrückt.
Für den Prozess der 'Erstellung eines Änderungsantrags' ist in der Regel der Antragsteller, der durch den Änderungsmanager lediglich unterstützt wird, alleine verantwortlich.