| Aspekte der Kollaboration | Umgebungsparameter | Überblick über die wichtigsten Umgebungsparameter |
Änderungsantrag bewerten
Informationsfluss
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Informationsquelle des Prozesses ist zum einen der vollständige Änderungsantrag, der als Dokument im Vorgängerprozess erstellt wurde. Zum anderen agieren diejenigen Projektmitglieder als Informationsquelle, die dem Änderungsmanager die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, damit dieser die Bewertung des vollständigen Änderungsantrags durchführen kann. Auch der Änderungsmanager ist als Informationsquelle anzusehen, da dieser die ihm überlassenen Informationen analysiert und die Bewertung des Änderungsantrags formuliert. Informationsempfänger ist der Folgeprozess Änderungsanträge verabschieden. |
Aspekte der Kollaboration
Kollaboration im Prozess findet in erster Linie zwischen dem Änderungsmanager und denjenigen Projektmitarbeitern statt, bei denen sich der Änderungsmanager informieren muss, damit er den Änderungsantrag korrekt bewerten kann. Der Änderungsmanager hat dabei eine zentrale Stellung und koordiniert den Informationsfluss. Der Prozess ist darüber hinaus das Bindeglied zwischen dem Antragsteller und dem entscheidenden Gremium. Somit kommt dem Prozess eine Vermittlungsfunktion zu. Dabei ist zu beachten, dass eine Bewertung und das Aussprechen einer Empfehlung meist auch eine subjektive Komponente beinhaltet, das heißt, der bewertete Änderungsantrag kann zumindest teilweise die Haltung des Änderungsmanagers widerspiegeln. Unter diesem Gesichtpunkt ist sowohl die Partnerherkunft des Änderungsmanagers als auch sein individuelle Kontext zu betrachten.
Umgebungsparameter des Prozesses
Im folgenden wird im Detail auf die Bedeutung der einzelnen Umgebungsparameter für das Gelingen der Kollaboration im Prozess eingegangen.
Klicken Sie auf den Begriff, um zu der Beschreibung zu gelangen:
Partnerherkunft
Kollaborationspunkte
Kollaborationsstruktur
Zeitaspekt der Kooperation
Ziele
Bindungsintensität
Raum-Zeit Aspekt der Kommunikation
Informationsverarbeitungsprozess
Koordinationsinstrumente
Kompetenzen und Befugnisse
Rahmenbedingungen
Informations- und Kommunikationssystem
Organisationskultur
Organisationsstruktur
Kontext der Gruppe
Individueller Kontext
Die ‚Bewertung des Änderungsantrags' durch den Änderungsmanager mit Unterstützung der Projektmitarbeiter erfolgt überwiegend auf Basis sachlicher und fachlicher Informationen, so dass die Partnerherkunft hier keinen wesentlichen Einfluss auf den Prozessverlauf hat.
Versucht ein Kooperationspartner jedoch über Änderungsanträge Änderungen von Zielen durchzusetzen, so ist das Wissen über die Partnerherkunft des Antragstellers und des Änderungsmanagers relevant, da über dieses Wissen die Bewertung des Änderungsantrags durch das Entscheidungsgremium entsprechend eingeschätzt werden kann.
Da bei der Besetzung der Rolle des Änderungsmanagers davon ausgegangen werden kann, dass die Rolle mit einem Mitarbeiter besetzt wird, der die Anforderungen, die aus dem Fähigkeitsprofil resultieren, erfüllt, kann davon ausgegangen werden, dass im Prozess der Bewertung des Änderungsantrags selbst keine Probleme aufgrund des Parameters Kollaborationspunkte entstehen. Der Änderungsmanager arbeitet für das Entscheidungsgremium im Prozess Verabschieden von Änderungsanträgen.
Die Kollaborationsstruktur im Prozess ist ein einfaches Netzwerk. An der zentralen Stelle sitzt der Änderungsmanager. Er unterhält bilaterale Beziehungen zu den Projektmitarbeitern, die über die Informationen verfügen, die er benötigt, um die Entscheidungsvorlage entsprechend vorzubereiten. Die Intensität dieser bilateralen Beziehungen hat Einfluss auf die Qualität der Entscheidungsvorlage, da die zugrunde liegenden Informationen bei einer höheren Intensität unter Umständen fundierter sind und die Bewertung auch informelle Informationen enthält. Da Bewertungen meist auch über eine subjektive Komponente verfügen, kann Kenntnis über die Position desjenigen Mitarbeiters, der Entscheidungsvorlagen vorbereitet, in den Kollaborationsstrukturen dabei helfen, ein Vorhandensein und den Umfang der subjektiven Komponente aufzuspüren. Darüber hinaus ist in diesen Prozessen die ‚Intensität der Kollaborationsstruktur' des Folgeprozesses von Bedeutung. Sie gibt einen Hinweis darauf, mit welchen Mitgliedern des Entscheidungsgremiums in der Vorbereitungsphase des Prozesses strittige Fragen oder offenen Punkte zu erwarten sind und abgeklärt werden können, so dass die Entscheidung selbst reibungsloser durchgeführt werden kann.
Eine häufige oder lange Kooperation bedeutet, dass die Prozessabläufe abgerundet sind und dass die Prozessteilnehmer Routine in der Durchführung der Prozesse erhalten. Die Informationsgewinnung für die Erstellung von Entscheidungsvorlagen wird einfacher, da sich zwischen den Prozessteilnehmern eine Beziehung entwickeln kann. Die Mitglieder der Entscheidungsgremien können besser eingeschätzt werden, so dass sich beispielsweise ein Standard für Entscheidungsvorlagen herausbilden kann. Die Dimensionen des Umgebungsparameters Zeitaspekt der Kooperation haben dementsprechend eine hohe Relevanz für den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Sowohl die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bewertung des Änderungsantrags durch den Änderungsmanager sind von der Klarheit und Eindeutigkeit der Ziele der Kooperation abhängig.
Gegenüber dem Vorgängerprozess der Erstellung eines Änderungsantrags steigt die Bedeutung des Umgebungsparameters Bindungsintensität im aktuellen Prozess, denn um alle für die Bewertung wesentlichen Informationen in Erfahrung zu bringen, sind unter Umständen häufige Kontakte zwischen dem Änderungsmanager und den Informationsquellen notwendig. Je größer die Auswirkung der beantragten Änderung auf das Projekt ist, desto zahlreicher und detaillierter müssen die Informationen sein. Sowohl die ‚Informationstiefe' als auch die ‚Informationshäufigkeit' nimmt zu.
>Für den Prozess gilt generell, dass der Raum-Zeit-Aspekt der Kommunikation von der Qualität der zur Verfügung stehenden Informations- und Kommunikationssysteme, zu denen beispielsweise auch ein Entscheidungsunterstützungssystem gehört, und von der Bereitschaft der Prozessteilnehmer, diese Systeme zu nutzen, abhängt. Alle Prozessteilnehmer müssen erreichbar sein und alle Informationen müssen bei Bedarf abgerufen werden können. Je höher die Qualität und die Bereitschaft, desto geringer ist die Relevanz des Parameters auf den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Der Änderungsmanager benötigt Weisungsbefugnisse, die es ihm ermöglichen, bei den Projektmitarbeitern diejenigen Informationen, die er zur Bewertung des Antrags benötigt, einfordern zu können.
Der Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass die durchzuführenden Tätigkeiten überwiegend in Einzelarbeit ausgeführt werden. Damit die notwendige Kommunikation mit den Projektmitgliedern und den Besprechungsteilnehmern möglichst reibungslos funktioniert, sind als Rahmenbedingungen Kommunikationsrichtlinien und eventuell Richtlinien zum Umgang mit einem CSCW-Werkzeug notwendig.
Im Rahmen des Prozesses kann über das Informations und Kommunikationssystem Information, die zur Erstellung der Bewertung des Änderungsantrags benötigt wird, abgerufen werden. Wenn es das System ermöglicht, zu den Informationen gleichzeitig noch Kontextinformationen zu hinterlegen, so erhält die Kollaboration auf Basis des Informationsaustauschs eine höhere Qualität.
Ob Unterschiede in der Organisationsstruktur sich auf den Kollaborationsverlauf auswirken ist auch immer davon abhängig, welchen individuellen Kontext die Kollaborationspartner mitbringen. Im Prozess kann davon ausgegangen werden, dass die tatsächlichen Kenntnisse und Fähigkeiten der Person des Änderungsmanagers dem Fähigkeitsprofil der Rollen entsprechen, so dass für diesen Prozess mit wenig Einfluss des Umgebungsparameters Organisationsstruktur auf den Kollaborationsverlauf zu rechnen ist.
Bei der Überprüfung der Relevanz des Kontextes der Gruppe für die Kollaborationsprozesse muss in einem ersten Schritt geprüft werden, ob die Kollaborationspartner die Merkmale einer Gruppe erfüllen. Gruppenprozesse setzen beispielsweise voraus, dass die Gruppenmitglieder für die Bearbeitung der Aufgabe und das Ergebnis gemeinsam verantwortlich zeichnen. Dies wird in dem Gruppenmerkmal ‚Ganzheitlichkeit' ausgedrückt.
Für den Prozess der 'Bewertung eines Änderungsantrags' ist in der Regel der Änderungsmanager alleine verantwortlich.