| Abhängigkeiten und operative Auswirkungen | Prozesse |
Die Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen Kommunikationsrichtlinien
festgelegt nicht festgelegt Konventionen für den Einsatz von CSCW-Werkzeugen
festgelegt nicht festgelegt Konfliktmanagement
festgelegt nicht festgelegt Teambildungs-Maßnahmen
festgelegt nicht festgelegt Motivationssystem
festgelegt nicht festgelegt
Rahmenbedingungen dienen dazu, Regeln einzuführen und Bedingungen zu schaffen, die die Koordination der Kollaboration vereinfachen, Konflikten vorbeugen oder Verhaltensrichtlinien für die Kollaborationspartner aufstellen. Der Überprüfung der Rahmenbedingungen kommt ein besonderer Stellenwert zu, da es zum einen eine Vielzahl von Rahmenbedingungen sind, die zu beachten sind, und zum anderen häufig auf die Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen, beispielsweise als Voraussetzung für innerbetriebliche Kooperation, verzichtet wird [Pelt98, S.175]. Auch [Anto98] mahnt an, dass sich die Einführung von Gruppenarbeit nicht auf strukturelle oder technische Veränderungen beschränken darf, sondern adäquate qualifikatorische und organisationskulturelle Voraussetzungen geschaffen werden müssen.
Im Folgenden werden einige zu schaffende beziehungsweise zu überprüfende Rahmenbedingungen, die Einfluss auf Kollaboration haben, vorgestellt, die vorab in der Tabelle als Dimensionen des Umgebungsparameters im Überblick dargestellt wurden. Dabei werden in dem Umgebungsparameter ‚Rahmenbedingung' keine inhaltlichen Angaben zu den einzelnen Dimensionen gemacht, sondern lediglich die zu kontrollierenden Rahmenbedingungen aufgelistet. Die Auflistung der möglichen Rahmenbedingungen ist nicht vollständig und kann bei Anwendung des Beschreibungsrahmens um weitere Rahmenbedingungen, die dem Anwender wichtig erscheinen, ergänzt werden.
Kommunikationsrichtlinien
Kommunikationsrichtlinien müssen den Kollaborationspartnern das Gefühl vermitteln, dass Kommunikation erwünscht ist, ihnen aber auch Einschränkungen hinsichtlich der Kommunikationskanäle, des Umgangs mit dem Kommunikationspartner oder über die Form der Kommunikation beispielsweise durch die Einhaltung von Kommunikationsplänen auferlegen. Durch die Kommunikationsrichtlinien kann die Kommunikationsstrategie des Unternehmens vermittelt werden. [HeKo07; S.75] bezeichnen das Einhalten von Kommunikationsregel als eine zentrale Voraussetzung für aufgabenbezogene Kommunikation. [GeRo02, S.154ff.] haben festgestellt, dass fest vorgegebenen Kommunikationskanäle Unternehmen in ihren Möglichkeiten limitieren, da Nachteile im Hinblick auf die Innovationsfähigkeit zu erwarten sind. Sie führen als Beispiel an, dass die gewollte Kommunikation einzelner Fach- oder Führungskräfte über Unternehmensgrenzen hinweg mit Wettbewerbern stark zum Erfolg von Unternehmen beitragen kann. Die Regelung der Kommunikationskanäle beinhaltet zum einen Regelungen über die technische Unterstützung, das heißt, welches Kommunikationsmedium eingesetzt werden soll, zum anderen aber auch Regelungen über die Richtung der gewünschten Kommunikation (vertikal, horizontal oder diagonal). [Sulz03; S.103] bezeichnet dies als einen Medienplan, in dem die Art der zu nutzenden Medien sowie die Häufigkeit beziehungsweise die Frequenz ihres Einsatzes geregelt wird. [MMHR01], die die Unterstützung von Kooperationsprozessen in unterschiedlichen Kulturen untersuchten, folgerten aus ihren Ergebnissen, dass die Gruppenentwicklung von der Organisation explizit unterstützt werden muss und dass Richtlinien benötigt werden, wann, welche Medien eingesetzt werden sollen, und dass Regeln definiert werden und sich Normen entwickeln müssen, wie sich die Gruppenmitglieder in Kommunikationsprozessen zu verhalten haben. Die Aufstellung von Regeln zur Form der Kommunikation dient zur Schaffung einer Kommunikationskultur und der Vorbeugung vor Kommunikationsstörungen. Folgende Punkte können beispielsweise enthalten sein [Spie96, HoMu04]:
- grundsätzliche Ermutigung zur Kommunikation
- Erreichbarkeit / Kernarbeitszeiten
- Hinweise zum Führen eines Gruppenkalenders
- Regeln für persönliche Treffen wie beispielsweise das namentliche Ansprechen von Diskussionsteilnehmern
- Verhalten am Telefon / in virtuellen Konferenzen etc.
- die äußere Form von schriftlicher Kommunikation, wie zum Beispiel die Anrede oder die Grußformel
- Einführen von Antwortzeiten auf Mails und das Aktivieren von automatischen Mail-Respondern bei Abwesenheit
- Verweis auf die Netiquette
Die Erstellung eines Kommunikationsplans ist wesentlicher Bestandteil der im PMBOK enthaltenen Beschreibung des Kommunikationsmanagements in Projekten. [Kotu02; S.92] identifiziert das formale Berichtswesen als Teil der Kontrolle und damit als einen wesentlichen Erfolgsfaktor von Softwareentwicklungsprojekten, da dieses unter anderem dazu dient, jeden Betroffenen über grundlegende Entscheidungen adäquat zu informieren [Kotu02; S.21]. Kommunikationspläne enthalten Angaben darüber, wer, wann, in welcher Form und über welches Medium worüber verbindlich zu informieren ist.
Top Konventionen zum Einsatz von CSCW-Werkzeugen
In ihrer Untersuchung über Konventionen und Verpflichtungen in verteilten Gruppen, die CSCW-Werkzeuge zur Unterstützung ihrer Kollaborationsprozesse einsetzen, fand [Mark02] heraus, dass Konventionen über den Einsatz und Abläufe im CSCW-Werkzeug eine Voraussetzung dafür sind, dass sich Kooperationen und Kollaboration entwickeln können. Diese Konventionen müssen aktiv an die Gruppenmitglieder und Anwender der CSCW-Werkzeuge kommuniziert werden. Als Beispiele für Konventionen führt sie Zugangsrechte, Strukturen für gemeinsam zu bearbeitende Dokumente, Verteilerlisten und unter Umständen sogar Vorgaben, wann E-Mails zu lesen sind, an. Die Konventionen dienen dazu, eine soziale Infrastruktur im CSCW-Werkzeug zu erzeugen [KeJo01, Mark02]. [Mark02] konstatiert, dass zur Herausbildung und zum Transport dieser Konventionen awareness-Komponenten im CSCW-Werkzeug integriert sein und genutzt werden müssen.
Top Konfliktmanagement
[Piet03; S.16] bezeichnet Konflikte als Potenzial, auf dem Gruppenmitglieder aufbauen können, und das sie für ihre Weiterentwicklung nutzen können. Für sie zeichnen sich hoch entwickelte Gruppen nicht durch Konfliktfreiheit, sondern durch konstruktive Konfliktlösung aus. Auch für [Wint02; S.109ff.] sind Konflikte "eine unvermeidbare Begleiterscheinung von Gruppen und deren Entwicklung". Hieraus leitete er ab, dass Mechanismen zur optimalen Konfliktbehandlung anstelle von Techniken zur Konfliktvermeidung benötigt werden. [MMHR01] sehen die Definition von Regeln zum Umgang mit Konflikten als Voraussetzung dafür, dass sich Gruppen optimal entwickeln können. Für den Fall, dass der Konflikt in einer Gruppe beziehungsweise zwischen Gruppen nicht ohne äußere Einwirkung beigelegt werden kann, gehören zu einem funktionierenden Konfliktmanagement auch Eskalationsstrategien. Für [HeKo07; S.98ff.] ist das Konfliktmanagement eines der wesentlichen prozessorientierten Merkmale der Telekooperation. Für sie gehören sowohl präventive Maßnahmen als auch korrektive Maßnahmen zu den Strategien des Konfliktmanagements. Einige der von [HeKo07; S.102] genannten präventiven Maßnahmen, wie beispielsweise klare Kommunikationsstrukturen, klare Ziele oder eindeutige Aufgaben- und Rollenzuweisungen finden sich im Beschreibungsrahmen auch in anderen Umgebungsparametern wieder.
Top Teambildungs-Maßnahmen
Gruppen sind in Organisationen eingebunden, woraus [Thal02; 2.6] folgert, dass Überlegungen angestellt werden müssen, wie die Gesetze der Gruppe mit der herkömmlichen Ordnung in einer Organisation abgestimmt werden können. [Spie96; S.169] fordert, Mitarbeiter explizit auf die Gruppenarbeit vorzubereiten. Als Beispiele nennt sie hierfür, dass Informations- und Qualifikationsprogramme gestartet, dass persönliche Präferenz soweit möglich bei der Bildung von Gruppen berücksichtigt werden sollten oder dass die Gruppenmitglieder bei der Gestaltung ihrer eigenen Arbeitsbedingungen mitwirken können. Insgesamt muss eine Reihe von Maßnahmen zur Unterstützung des Teambildungsprozesses angestoßen werden.
Top Motivationssystem
Eng verbunden mit den Teambildungs-Maßnahmen ist die Implementierung eines Motivationssystems. Das Motivationsproblem ist neben dem Koordinationsproblem Teil des Organisationsproblems [Jost00]. Durch das Motivationssystem muss im Unternehmen eine Anreizstruktur geschaffen werden, die die Mitarbeiter dazu bewegt, ihre Leistungskraft zielgerichtet im Hinblick auf das Organisationsziel einzusetzen. [Kotu02; S.18] weist darauf hin, dass viele Probleme in der Softwareindustrie soziologische Ursachen haben, woraus er folgert, dass auf eine fortwährende Motivation der Gruppenmitglieder geachtet werden muss. Im Zusammenhang mit Gruppenarbeit führt [Bier98; S.28] an, dass sich Motivationsverluste beispielsweise verringern lassen, indem die Anonymität der Leistung in Gruppen verringert wird.
Abhängigkeiten und operative Auswirkungen
Allgemein verbindliche Rahmenbedingungen sind die Grundlage für das Entstehen von sozialen Strukturen in einer Gruppe und das Herausbilden von Normen. Konventionen für den Einsatz von CSCW-Werkzeugen beispielsweise sind notwendig, um Prozesse im System verfolgen zu können, um neue Gruppenmitglieder einarbeiten zu können und um interne Gruppenprozesse und Ansichten erklären zu können [Mark02].
Kommunikationsrichtlinien beispielsweise tragen zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Kollaborationspartnern bei und können helfen, Hemmschwellen oder Verständnisprobleme zu überwinden. [Cock03; S.29] spricht von Kommunikationslücken, die zu überwinden sind. Je verschiedener Menschen sind, desto schwieriger ist es für die Menschen, Kommunikationslücken zu überwinden. Wie unterschiedlich Menschen in ihren Einstellungen und in ihrer Persönlichkeit sind, kann anhand des individuellen Kontextes ermittelt werden.Top Relevanz für die Prozesse der Anwenderschnittstelle
In den einzelnen Prozessen müssen immer entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden, damit ein reibungsloser Verlauf der Kollaboration möglich ist. Hieraus ergibt sich eine generelle, hohe Relevanz des Umgebungsparameters auf die Kollaborationsprozesse.
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