| Aspekte der Kollaboration | Umgebungsparameter | Überblick über die wichtigsten Umgebungsparameter |
Besprechung vorbereiten
Informationsfluss
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Informationen, die in diesem Prozess erzeugt beziehungsweise aufbereitet werden, sind der Termin der Besprechung, die Agenda, die Teilnehmerliste und das Informationsmaterial. Informationsquelle für den Termin, die Agenda und die Teilnehmerliste ist derjenige Mitarbeiter, der die Besprechung vorbereitet. Das Informationsmaterial wird in Vorgängerprozessen erzeugt und für die Besprechung nur entsprechend zusammengetragen und aufbereitet. Empfänger der Information in diesem Prozess sind die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung und der Folgeprozess, die Besprechung selbst. Die Teilnehmer der Besprechungen an der Anwenderschnittstelle sind die Stakeholder des Projektes, sowie die Projektleitung und die von der zu treffenden Entscheidung betroffenen Mitarbeiter aus dem Projekt. |
Aspekte der Kollaboration
Der Prozess der Besprechungsvorbereitung und der Prozess der Durchführung der Besprechung dienen als Bindeglied zwischen dem Projekt und den Stakeholdern, die in den meisten Fällen nicht Projektmitglieder sind. Besprechungen dienen dazu, Stakeholder über den aktuellen Projektstand zu informieren und sich das Einverständnis der Stakeholder für das weitere Vorgehen im Projekt zu holen. Die Vorbereitung der Besprechung ist in erster Linie eine Koordinationsaufgabe, unter Kollaborationsaspekten ist darauf zu achten, dass die Informationen empfängergerecht aufbereitet werden.
Umgebungsparameter des Prozesses
Im folgenden wird im Detail auf die Bedeutung der einzelnen Umgebungsparameter für das Gelingen der Kollaboration im Prozess eingegangen.
Klicken Sie auf den Begriff, um zu der Beschreibung zu gelangen:
Partnerherkunft
Kollaborationspunkte
Kollaborationsstruktur
Zeitaspekt der Kooperation
Ziele
Bindungsintensität
Raum-Zeit Aspekt der Kommunikation
Informationsverarbeitungsprozess
Koordinationsinstrumente
Kompetenzen und Befugnisse
Rahmenbedingungen
Informations- und Kommunikationssystem
Organisationskultur
Organisationsstruktur
Kontext der Gruppe
Individueller Kontext
Die Partnerherkunft ist für den Verlauf des Prozesses eher von geringerer Bedeutung, da der Prozess klare Vorgaben aus dem Projekthandbuch hat.
Im Prozess ist die Bedeutung des Umgebungsparameters Kollaborationspunkte abhängig von der Gruppenzugehörigkeit desjenigen Mitarbeiters, der die Besprechung vorbereitet. Gehört dieser selbst zu den weiteren Projektmitarbeitern, so muss er lediglich bei der Aufbereitung der Informationen darauf achten, dass diese den Informationsempfängern gerecht werden. Gehört der Mitarbeiter zu der Gruppe der Anwender, so können Probleme in der Kommunikation im Prozess selbst entstehen, wenn die Projektdokumente, die zur Erstellung der Entscheidungsgrundlage benötigt werden, durch weitere Projektmitarbeiter erläutert werden müssen, beispielsweise wenn Abweichungen von den Sollvorgaben aufgetreten sind, die technische Ursachen haben.
Die Kollaborationsstruktur im Prozess ist ein einfaches Netzwerk. An der zentralen Stelle sitzt der Projektmitarbeiter, der die Besprechung vorbereitet. Er unterhält bilaterale Beziehungen zu den Projektmitarbeitern, die über die Informationen verfügen, die er benötigt, um die Entscheidungsvorlage entsprechend vorzubereiten. Die Intensität dieser bilateralen Beziehungen hat Einfluss auf die Qualität der Entscheidungsvorlage, da die zugrunde liegenden Informationen bei einer höheren Intensität unter Umständen fundierter sind und die Bewertung auch informelle Informationen enthält. Da Bewertungen meist auch über eine subjektive Komponente verfügen, kann Kenntnis über die Position desjenigen Mitarbeiters, der Entscheidungsvorlagen vorbereitet, in den Kollaborationsstrukturen dabei helfen, ein Vorhandensein und den Umfang der subjektiven Komponente aufzuspüren. Darüber hinaus ist in diesen Prozessen die ‚Intensität der Kollaborationsstruktur' des Folgeprozesses von Bedeutung. Sie gibt einen Hinweis darauf, mit welchen Besprechungsteilnehmern in der Vorbereitungsphase der Besprechung strittige Fragen oder offenen Punkte zu erwarten sind und abgeklärt werden können, so dass die Besprechung selbst reibungsloser durchgeführt werden kann.
Eine häufige oder lange Kooperation bedeutet, dass die Prozessabläufe abgerundet sind und dass die Prozessteilnehmer Routine in der Durchführung der Prozesse erhalten. Die Informationsgewinnung für die Erstellung von Entscheidungsvorlagen wird einfacher, da sich zwischen den Prozessteilnehmern eine Beziehung entwickeln kann. Die Mitglieder der Entscheidungsgremien können besser eingeschätzt werden, so dass sich beispielsweise ein Standard für Entscheidungsvorlagen herausbilden kann. Die Dimensionen des Umgebungsparameters Zeitaspekt der Kooperation haben dementsprechend eine hohe Relevanz für den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Die Eindeutigkeit der Zielformulierung und Kenntnisse über mögliche Nebenziele der Kooperationspartner erleichtern zum einen die Bewertung der Information, die von Projektmitarbeitern abgerufen wird und zum anderen die Form der Aufbereitung der Information für die Besprechung. Da die Inhalte der Besprechung jedoch im Projekthandbuch im Abschnitt Berichtswesen sowie im Qualitätssicherungshandbuch weitestgehend vorgegeben sind, ist der Spielraum für eine Beeinflussung durch entsprechende Interpretation von Informationen begrenzt, so dass dem Umgebungsparameter Ziele nur eine mittlere Relevanz für den Verlauf der Kollaboration im Prozess zugesprochen wird.
Die ‚Vorbereitung von Besprechungen' hängt in erster Linie von der erfolgreichen Durchführung der Koordinationsaufgaben ab und nicht von einem gegenseitigen intensiven Informationsaustausch, so dass der Umgebungsparameter Bindungsintensität für den Verlauf der Kollaboration im Prozess von geringerer Bedeutung ist.
Für den Prozess gilt generell, dass der Raum-Zeit-Aspekt der Kommunikation von der Qualität der zur Verfügung stehenden Informations- und Kommunikationssysteme, zu denen beispielsweise auch ein Entscheidungsunterstützungssystem gehört, und von der Bereitschaft der Prozessteilnehmer, diese Systeme zu nutzen, abhängt. Alle Prozessteilnehmer müssen erreichbar sein und alle Informationen müssen bei Bedarf abgerufen werden können. Je höher die Qualität und die Bereitschaft, desto geringer ist die Relevanz des Parameters auf den Verlauf der Kollaboration im Prozess.
Der Mitarbeiter, der die Besprechung vorbereitet, benötigt Weisungsbefugnisse, die es ihm ermöglichen, bei den Projektmitarbeitern diejenigen Informationen, die er zur Erstellung der Entscheidungsvorlage benötigt, einfordern zu können.
Der Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass die durchzuführenden Tätigkeiten überwiegend in Einzelarbeit ausgeführt werden. Damit die notwendige Kommunikation mit den Projektmitgliedern und den Besprechungsteilnehmern möglichst reibungslos funktioniert, sind als Rahmenbedingungen Kommunikationsrichtlinien und eventuell Richtlinien zum Umgang mit einem CSCW-Werkzeug notwendig.
Ein gutes Informations- und Kommunikationssystem ist die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Berichtswesen, sowohl hinsichtlich des Informationsaspekts als auch hinsichtlich der Erreichbarkeit der Kollaborationspartner und der Informationsempfänger. Im Rahmen des Prozesses kann über das System Information, die zur Erstellung der Entscheidungsvorlage benötigt wird, abgerufen werden. Wenn es das System ermöglicht, zu den Informationen gleichzeitig noch Kontextinformationen zu hinterlegen, so erhält die Kollaboration auf Basis des Informationsaustauschs eine höhere Qualität.
Ob Unterschiede in der Organisationsstruktur sich auf den Kollaborationsverlauf auswirken ist auch immer davon abhängig, welchen individuellen Kontext die Kollaborationspartner mitbringen. Im Prozess kann davon ausgegangen werden, dass die tatsächlichen Kenntnisse und Fähigkeiten der Person des Mitarbeiters, dem die Vorbereitung der Besprechung übertragen wurde, dem Fähigkeitsprofil der Rollen entsprechen, so dass für diesen Prozess mit wenig Einfluss des Umgebungsparameters Organisationsstruktur auf den Kollaborationsverlauf zu rechnen ist.
Bei der Überprüfung der Relevanz des Kontextes der Gruppe für die Kollaborationsprozesse muss in einem ersten Schritt geprüft werden, ob die Kollaborationspartner die Merkmale einer Gruppe erfüllen. Gruppenprozesse setzen beispielsweise voraus, dass die Gruppenmitglieder für die Bearbeitung der Aufgabe und das Ergebnis gemeinsam verantwortlich zeichnen. Dies wird in dem Gruppenmerkmal ‚Ganzheitlichkeit' ausgedrückt.
Für den Prozess der 'Bewertung eines Änderungsantrags' ist in der Regel der Mitarbeiter, der die Besprechung vorbereitet, alleine verantwortlich.